Số hóa tài liệu- Mục tiêu của các doanh nghiệp vừa và nhỏ

Ngày 17/03/2016

Theo thời gian, khối lượng tài liệu lưu trữ của các doanh nghiệp ngày một tăng. Trong khi đó, không gian lưu trữ, cũng như các biện pháp lưu trữ lại có giới hạn. Chính vì thế, số hóa tài liệu giải pháp và cũng là mục tiêu hướng đến của các doanh nghiệp hiện nay.

Số hóa tài liệu – Giải pháp lưu trữ thông tin an toàn, hiệu quả

Hiện nay các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang gặp vấn đề trong công tác quản lý tài liệu, đặc biệt là những tài liệu hàng năm của doanh nghiệp; cũng như nơi cần lưu trữ, cách bảo quản tài liệu sao cho phù hợp. Với những tác nhân từ bên ngoài môi trường: không khí, độ ẩm, côn trùng… hay tác nhân tư đến từ con người: thất lạc, rách… dẫn đến các thông tin bị phá hủy và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Số hóa tài liệu đang là một trong những giải pháp cần thiết hiện nay trong bối cảnh mà khối lượng giấy dùng trong các văn phòng ngày một nhiều, nhu cầu "số hóa" tài liệu thành các "file số hóa" điện tử ngày càng cao. Đặc biệt Theo thống kê từ Bộ công thương năm 2015 ở Việt Nam có 3,1 triệu tấn giấy được tiêu thụ, 90% thông tin quan trọng được thể hiện trên giấy và 70% giao dịch có thể bị thất bại nếu văn bản bẳng giấy bị hư hỏng hoặc thất lạc. Chính vì thế, lợi ích của việc số hóa tài liệu sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện vấn đề lưu trữ tài liệu hiện nay vì nó giúp:

-          Lưu trữ, truy cập, chia sẻ, tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng

-       Linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các loại dữ liệu số khác nhau

-       Giảm chi phí tối đa cho việc quản lý, không gian lưu trữ

-       Có khả năng chỉnh sửa và tái sử dụng dữ liệu

Song số hóa tài liệu mới chỉ là khâu đầu tiên của việc quản lý tài liệu, vì thế nếu doanh nghiệp muốn chủ động trong quy trình quản lý tài liệu nhằm mục đích tìm kiểm, chia sẻ, bảo mật thông tin tài liệu thì doanh nghiệp cần phải sử dụng các phầm mềm chuyên dụng để phục vụ cho việc quản lý tài liệu. Các phầm mềm quản lý tài liệu này giúp các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian tìm kiếm và nâng cao hiệu quả công việc.

Phần mềm quản trị tài liệu – Giải pháp quản lý tài liệu an toàn, hiệu quả

Các phần mềm quản trị tài liệu uy tín hiện nay như DocPro do Việt Nam nghiên cứu và một số phần mềm của nước ngoài khác đều có thể cung cấp các tính năng như thu nhận, lưu  trữ, quản lý và phân phối toàn bộ thông tin phi cấu trúc của tổ chức tới người dùng, tới các ứng dụng khác và tới các quy trình nghiệp vụ của tổ chức. Tuy nhiên, phần mềm DocPro của Việt Nam có chi phí triển khai tiết kiệm hơn và tích hợp sẵn nhiều tính năng phù hợp với đặc tính kinh doanh của các doanh nghiệp tại Việt Nam.

Hiện tại, để giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể tiếp cận giải pháp số hóa tài liệu một cách dễ dàng, Công ty FSI – Thành viên chính thức của Hiệp hội doanh nghiệp vừa và nhỏ Hà Nội, triển khai chương trình số hóa tài liệu miễn phí đối với các hội viên trong hiệp hội với nội dung như sau:

-       Thời gian triển khai: 14/03/2016 đến hết tháng 6/2016

-       Đối tượng áp dụng: Các doanh nghiệp vừa và nhỏ là hội viên chính thức của hiệp hội doanh nghiệp vừa và nhỏ Hà Nội

-       Gói số hóa: scan 5000 trang tài liệu + cài đặt phần mềm quản trị tài liệu DocPro miễn phí

-       Địa điểm triển khai: Tại địa điểm của FSI

-       Website: www.fsivietnam.com.vn

 

 

Liên hệ - One Stop Service !